Wofür wir stehen

CAICON entwickelt und produziert Private-Label-, Retail- und Merchandise-Produkte für internationale Marken. Unsere Produkte findest du auf Kreuzfahrtschiffen, im Automotive-Bereich, im Travel Retail und bei Unternehmen, deren Marken weltweit bekannt sind.

Von Ahrensburg bei Hamburg aus arbeiten wir mit Kunden, Lieferanten und Partnern in Deutschland, Europa, Asien und zunehmend in den USA.

Während viele Unternehmen angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Lage zurückhaltender werden, gehen wir bewusst einen anderen Weg: CAICON investiert antizyklisch in neue Märkte und baut insbesondere das Geschäft in den USA und im internationalen Kreuzfahrtmarkt konsequent aus.

Mit eigener US-Gesellschaft entstehen neue Kunden, Projekte und Anforderungen. Gleichzeitig ist unser Geschäftsführer regelmäßig international unterwegs.

Genau deshalb braucht es in dieser Position jemanden, der Struktur schafft, Themen im Blick behält und dafür sorgt, dass aus Gesprächen und Entscheidungen auch konkrete Ergebnisse werden.

Du arbeitest eng mit Geschäftsleitung und kaufmännischer Leitung zusammen und bekommst Einblick in viele Bereiche des Unternehmens.

Dabei geht es nicht um klassische Assistenz nach dem Prinzip Sag mir, was ich tun soll.

Gesucht wird jemand, der vorausdenkt und Dinge zuverlässig zusammenhält.

Hier bringst du dich ein

Du sorgst dafür, dass Termine, Informationen und offene Themen der Geschäftsleitung zuverlässig zusammenlaufen.

Dazu gehören:

Koordination und Vorbereitung von Terminen und Meetings
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und wichtigen Themen
Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen
Vorbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Informationen
Nachhalten von Aufgaben, Entscheidungen und Deadlines
Koordination mit internen Abteilungen und externen Partnern
Unterstützung bei Recherchen und organisatorischen Projekten
Strukturierung von Informationen für schnelle Entscheidungen
Weiterentwicklung von Abläufen und Assistenzprozessen

Verantwortung heißt: Themen zu Ende bringen

Ein Punkt auf einer To-do-Liste ist nicht erledigt, weil eine E-Mail verschickt wurde.

Entscheidend ist, was danach passiert.

Fehlt eine Rückmeldung, hältst du nach. Verschiebt sich eine Priorität, passt du die Planung an. Fehlen Informationen für eine Entscheidung, beschaffst du sie.

Probleme dürfen entstehen. Überraschungen möchten wir vermeiden.

Unterstützung bekommst du jederzeit. Gleichzeitig soll sich die Geschäftsleitung darauf verlassen können, dass du deine Themen eigenständig im Blick behältst

Was wir an dir schätzen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
Mehrjährige Erfahrung in Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Funktion
Sehr strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Themen Prioritäten zu erkennen
Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Systemen
Diskretion und professionelles Auftreten
Freude daran, mit unterschiedlichen Menschen und Bereichen zusammenzuarbeiten

Mindestens genauso wichtig ist uns deine Haltung.

Mitdenken statt abarbeiten

Du wartest nicht darauf, dass jeder nächste Schritt vorgegeben wird.

Du fragst:

„Was muss als Nächstes passieren?“

Dazu gehört:

Zusagen selbstständig nachhalten
Fragen stellen, wenn etwas unklar ist
Probleme früh ansprechen
relevante Informationen aktiv weitergeben
Feedback nutzen
Abläufe hinterfragen und verbessern
Verantwortung übernehmen, ohne alles allein lösen zu wollen

KI und neue Tools gehören dazu

KI und Automatisierung helfen heute bei Recherche, Reiseplanung, Zusammenfassungen, Präsentationen, Kommunikation und Organisation.

Du musst kein KI-Experte sein.

„Das kenne ich noch nicht“ ist völlig in Ordnung.
„Das möchte ich nicht lernen“ passt weniger zu uns.

Erfahrung mit ChatGPT, Copilot, Claude oder vergleichbaren Tools ist willkommen. Entscheidend ist deine Bereitschaft, neue Möglichkeiten sinnvoll zu nutzen.