Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) VZ

CAICON entwickelt und produziert Private-Label-, Retail- und Merchandise-Produkte für internationale Marken. Unsere Produkte findest du auf Kreuzfahrtschiffen, im Automotive-Bereich, im Travel Retail und bei Unternehmen, deren Marken weltweit bekannt sind.

Von Ahrensburg bei Hamburg aus arbeiten wir mit Kunden, Lieferanten und Partnern in Deutschland, Europa, Asien und zunehmend in den USA.

Während viele Unternehmen angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Lage zurückhaltender werden, gehen wir bewusst einen anderen Weg: CAICON investiert antizyklisch in neue Märkte und baut insbesondere das Geschäft in den USA und im internationalen Kreuzfahrtmarkt konsequent aus.

Mit eigener US-Gesellschaft entstehen neue Kunden, Projekte und Anforderungen. Gleichzeitig ist unser Geschäftsführer regelmäßig international unterwegs.

Genau deshalb braucht es in dieser Position jemanden, der Struktur schafft, Themen im Blick behält und dafür sorgt, dass aus Gesprächen und Entscheidungen auch konkrete Ergebnisse werden.

Du arbeitest eng mit Geschäftsleitung und kaufmännischer Leitung zusammen und bekommst Einblick in viele Bereiche des Unternehmens.

Dabei geht es nicht um klassische Assistenz nach dem Prinzip „Sag mir, was ich tun soll“.

Gesucht wird jemand, der vorausdenkt und Dinge zuverlässig zusammenhält.

Du sorgst dafür, dass Termine, Informationen und offene Themen der Geschäftsleitung zuverlässig zusammenlaufen.

Dazu gehören:

• Koordination und Vorbereitung von Terminen und Meetings
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und wichtigen Themen
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Vorbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Informationen
• Nachhalten von Aufgaben, Entscheidungen und Deadlines
• Koordination mit internen Abteilungen und externen Partnern
• Unterstützung bei Recherchen und organisatorischen Projekten
• Strukturierung von Informationen für schnelle Entscheidungen
• Weiterentwicklung von Abläufen und Assistenzprozessen

Ein Punkt auf einer To-do-Liste ist nicht erledigt, weil eine E-Mail verschickt wurde.

Entscheidend ist, was danach passiert.

Fehlt eine Rückmeldung, hältst du nach. Verschiebt sich eine Priorität, passt du die Planung an. Fehlen Informationen für eine Entscheidung, beschaffst du sie.

Probleme dürfen entstehen. Überraschungen möchten wir vermeiden.

Unterstützung bekommst du jederzeit. Gleichzeitig soll sich die Geschäftsleitung darauf verlassen können, dass du deine Themen eigenständig im Blick behältst

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
• Mehrjährige Erfahrung in Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Funktion
• Sehr strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Themen Prioritäten zu erkennen
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Systemen
• Diskretion und professionelles Auftreten
• Freude daran, mit unterschiedlichen Menschen und Bereichen zusammenzuarbeiten

Mindestens genauso wichtig ist uns deine Haltung.

Du wartest nicht darauf, dass jeder nächste Schritt vorgegeben wird.

Du fragst:

„Was muss als Nächstes passieren?“

Dazu gehört:

• Zusagen selbstständig nachhalten
• Fragen stellen, wenn etwas unklar ist
• Probleme früh ansprechen
• relevante Informationen aktiv weitergeben
• Feedback nutzen
• Abläufe hinterfragen und verbessern
• Verantwortung übernehmen, ohne alles allein lösen zu wollen

KI und Automatisierung helfen heute bei Recherche, Reiseplanung, Zusammenfassungen, Präsentationen, Kommunikation und Organisation.

Du musst kein KI-Experte sein.

„Das kenne ich noch nicht“ ist völlig in Ordnung.
„Das möchte ich nicht lernen“ passt weniger zu uns.

Erfahrung mit ChatGPT, Copilot, Claude oder vergleichbaren Tools ist willkommen. Entscheidend ist deine Bereitschaft, neue Möglichkeiten sinnvoll zu nutzen.

• Direkte Zusammenarbeit mit Geschäfts- und kaufmännischer Leitung
• Viel Einblick in unterschiedliche Unternehmensbereiche
• Internationale Themen und zunehmender Fokus auf die USA
• Moderne Arbeitsausstattung inklusive Laptop und Firmenhandy
• Zugang zu KI-Tools und neuen Technologien
• Eigene Lernplattform und gezielte Weiterbildungen
• Regelmäßige Mindset- und Entwicklungsthemen
• Kurze Entscheidungswege und sichtbare Ergebnisse
• Team-Frühstück, Grillrunden und gemeinsamen Austausch
• Zwei Joker-Tage für spontane private Termine
• Geburtstagsüberraschung
• Bücherflatrate, Candybar, Getränke und frisches Obst
• Mitarbeiterrabatte über benefits.me
• Bushaltestelle direkt vor der Tür und eigene Parkplätze

Bewirb dich direkt über das Formular.

Deine Unterlagen werden geprüft. Danach melden wir uns zeitnah telefonisch für ein kurzes Erstgespräch.

Rückrufe erfolgen über 04102-778899xx oder 0173-5967xxx.

Danach folgt ein Teams-Call und anschließend ein persönliches Gespräch in Ahrensburg.

Im nächsten Schritt besteht die Möglichkeit, im Rahmen eines Schnuppertages Team und Arbeitsweise kennenzulernen.

Ergänzend nutzen wir kurze Persönlichkeitstests, um Stärken und Zusammenarbeit besser einschätzen zu können.

Wenn es auf beiden Seiten passt, starten wir gemeinsam.

Noch nicht ganz sicher?

Melde dich unter jobs@caicon.de oder 04102-77889-45.

Vertraulichkeit ist selbstverständlich.

Seit 1998 steht CAICON für Premium-Merchandise mit Anspruch. Kollektionen und Produkte für internationale Marken aus Kreuzfahrt, Reisebranche und Automotive – darunter AIDA, Mein Schiff, Regent Seven Seas, sowie Partner wie BMW, Mercedes-Benz oder der Flughafen Düsseldorf.

Rund 25 Köpfe in und um Ahrensburg bei Hamburg. Eine US-Tochter in Florida. International aufgestellt, nah an Cruise Lines und OEMs. Starke Position im Kreuzfahrtmarkt mit weiterem Wachstum und etablierte Präsenz im Automotive-Bereich im internationalen Ausbau.

Aus Ideen entstehen Produkte, die Marken erlebbar machen, von Design über Sourcing und Produktion bis zur Auslieferung.

Mission: Marken erlebbar machen und bleibende Eindrücke schaffen - CRAFTING BRAND IMPRESSIONS